Möglicherweise helfen Ihnen auch die
FAQ weiter.
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- 3.1. Login
- 3.2. Die Anwesenheitsliste
- 3.3. Arbeitszeiterfassung mit der Stopuhr
- 3.4. Arbeitszeiterfassung mit der Stundenliste
- 3.5. Einen neuen Benutzer anlegen
- 3.6. Die verschiedenen Benutzerrollen
- 3.7. Eine neue Zeitart anlegen
- 3.8. Eine neues Projekt anlegen
- 3.9. Einstellungen
- 3.10. Export
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Die Goodtime Arbeitszeiterfassung ist in der
Regel 'ad hoc' ohne vorherige Einarbeitung bedienbar. Die Oberfläche ist
einfach und übersichtlich gestaltet und alle Bedienelemente folgen üblichen Standards.
Bei Fragen oder Problemen, hilft Ihnen der
Support
gerne.
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3.1 Login:
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Melden Sie sich mit Ihrer Email Adresse und Ihrem Passwort an.
'Accountnamen merken': Wenn Sie dieses Kästchen anhaken, wird der
Benutzername (Ihre Email Adresse) gespeichert. Bei der nächsten Anmeldung wird die Email Adresse
dann automatisch ausgefüllt und Sie müssen nur mehr das Passwort eingeben.
Optional können Sie natürlich die automatische Speicherung von Formularfeldern Ihres
Browsers verwenden.
Besonderheiten beim ersten Login:
Der Account des ersten Benutzers ist immer auch der 'Admin'-Account.
Der 'Admin' ist ein privilegierter Benutzer, welcher für die Verwaltung und Wartung
der gesamten Zeiterfassung verwendet werden kann
(siehe Die verschiedenen Benutzerrollen).
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3.2 Die Anwesenheitsliste:
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Die 'Anwesenheitsliste' listet alle
Benutzer der Zeiterfassung mit ihrem jeweiligen aktuellen Zeiteintrag auf
und gibt Auskunft über deren aktuelle Anwesenheit.
Wie ein Zeiteintrag in der Anwesenheitsliste angezeigt wird,
hängt auch von der Art des Zeiteintrags ab
(siehe Zeitart anlegen). Standardmäßig
wird die Anwesenheitsliste nicht angezeigt. Die Anzeige kann in den
Einstellungen ein- oder ausgeschalten werden.
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3.3 Arbeitszeiterfassung mit der Stopuhr |
Die Arbeitszeiterfassung mit der Stopuhr dient zum bequemen
Erfassen der laufenden Arbeitszeiten und funktioniert wie
eine 'klassische' Stempeluhr. Diese Art der Arbeitszeiterfassung
steht allen Benutzern im Hauptmenü zur Verfügung.
Klicken Sie einfach auf 'Start' bzw. 'Stop'
um einen Zeiteintrag zu beginnen oder zu beenden.
Die Anwendung erfasst die Arbeitszeit in Minuten-Schritten.
Arbeitszeiten über die Tagesgrenze hinweg sind möglich.
Je nachdem ob Sie die Option 'überlappende Zeiteinträge verhindern' in den
Einstellungen aktiviert haben, wird für folgende
Aktionen ein Hinweis für den Benutzer angezeigt:
Starten und beenden eines Zeiteintrages innerhalb der selben Minute und
wenn für die aktuelle Zeit bereits ein Eintrag existiert.
Wenn Sie in den Einstellungen beim Eintrag
'Stempeluhr-Toleranz' einen anderen Wert als
'0' Minuten eingetragen haben, räumen Sie den Benutzern damit die Möglichkeit ein,
die Start- und Stop-Zeiten innerhalb der eingestellten Minuten-Zeitspanne
zu korrigieren.
Die Zeit für die Zeiterfassung wird vom Goodtime-Server unter
Berücksichtigung Ihrer Zeitzone (siehe Einstellungen)
bezogen. Die angezeigte Zeit wird im Browser nicht aktualisiert. Sie können eine
Aktualisierung anstoßen, indem Sie im Kopfbereich der 'Stempeluhr' auf das 'Auffrischen'-
Symbol klicken. Aber egal welche Zeit in Ihrem Browser gerade angezeigt wird - es
wird stets die aktuelle Server-Zeit verwendet. Die Serverzeit wird per
NTP synchronisiert -
ist also sehr genau.
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3.4 Arbeitszeiterfassung Stundenliste: |
Klicken Sie auf der Menüseite auf Stundenliste,
um Arbeitszeiteinträge einzusehen oder zu ändern.
Wenn Sie in der Rolle eines Admins oder Stundenlisten-Managers sind,
wird beim Klicken auf Stundenlisten eine Auswahl von Benutzern
angezeigt (Einschließlich des eigenen Benutzers).
Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, indem Sie einfach
auf den Benutzer klicken. Wenn Sie lediglich berechtigt sind, die eigenen
Zeiteinträge zu bearbeiten, gelangen Sie direkt zu Ihren Zeiteinträgen.
Der Administrator kann also die Zeiteinträge aller
Benutzer einsehen und editieren - einschließlich der eigenen Arbeitszeiten.
Benutzer denen die Rolle 'Stundenlisten-Manager' zugeordnet wurde können das ebenfalls.
'Normale' Benutzer, deren Einstellung 'Benutzer darf eigene Zeiteinträge ändern'
aktiviert ist, dürfen ihre eigenen Arbeitszeiteinträge hier ändern.
Ist diese Option für einen Benutzer nicht aktiviert, darf dieser seine
eigenen Arbeitszeitdaten in der Stundenliste einsehen aber nicht ändern.
In der Stundenliste blättern: Im Kopf der Seite können Sie die gewünschte Woche,
das gewünschte Monat und das Jahr einstellen.
Die Arbeitszeiten für die eingestellte Zeit werden unmittelbar nach der Auswahl angezeigt.
Wenn Sie bei der Wochenauswahl 'Alle' auswählen, wird das gesamte eingestellte Monat angezeigt.
Neuen Zeiteintrag erstellen:
Klicken sie auf 'Neuer Zeiteintrag', um einen Arbeitszeiteintrag hinzuzufügen. Neben
dem Zeitraum könen Sie die Art des Eintrages (Arbeitszeit, Urlaub...) und bei
Bedarf das Projekt für den Zeiteintrag einstellen. Felder, die für den jeweils gewählten
Zeittyp nicht relevant sind, werden ausgeblendet. Zum Beispiel werden für Zeiteinträge welche Tageweise
abgerechnet werden (siehe Zeitart anlegen)
keine Felder für die Eingabe der Uhrzeiten angezeigt.
Reicht der Eintrag über die Tagesgrenze hinweg,
klicken Sie bitte auf 'Zeiteintrag geht über mehrere Tage'. Es werden dann zusätzliche
Felder für einen mehrtägigen Zeiteintrag angezeigt.
Mehrtägige Einträge werden so gespeichert, dass der angegebenen Zeitraum
lückenlos abgedeckt wird.
Je nach Rollenzuteilung können Sie in der Stundenliste mit 'Benutzer wechseln'
direkt zur Auswahl der Stundenliste eines anderen Benutzers wechseln.
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3.5 Einen neuen Benutzer anlegen: |
Damit Arbeitszeiten für mehrere Benutzer erfasst werden können, müssen
Sie diese zuerst anlegen: Wenn Sie der 'Admin' der Zeiterfassung
sind oder eine 'Benutzer-Manager-Role' zugewiesen haben,
erscheint im Haupt- Menü der Eintrag 'Benutzer'.
Klicken Sie darauf und dann auf
'Neuen Benutzer anlegen':
Vergeben Sie eine gültige Email Adresse für den neuen Benutzer: Diese
Email Adresse ist auch der Name für das Login.
Wenn Sie das Häkchen beim
Feld 'aktiv' entfernen, dann kann sich der Benutzer nicht mehr
einloggen. Für nicht-aktive Benutzer fallen keine Kosten an.
Diese Vorgehensweise wird zum Beispiel für Benutzer empfohlen, welche die Firma
verlassen.
Berechtigungen und Rollen:
Mit dem Link 'Berechtigungen ändern' können Sie die Berechtigungen und Rollen eines
Benutzers ändern:
Wenn Sie 'Darf eigene Stundenliste ändern' anhaken, dann
darf der Benutzer die eigenen Arbeitszeiteinträge in der Stundenliste
editieren, löschen und neue
Zeiteinträge hinzufügen. Ist diese Option nicht aktiviert, so kann der
Benutzer seine Arbeitszeitdaten nur über die 'Stempeluhr' erstellen.
Unter 'Rollen' können Sie dem neuen Benutzer nach dem Anlegen wahlweise die Rollen
User-Manager, Stundenlisten-Manager, Projekt-Manager oder Anwendungs-Manager
zuweisen. Die Admin-Rolle ist fix vergeben und kann nicht geändert werden.
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3.6 Die verschiedenen Benutzerrollen |
Der 'Admin'-Account wird an den Benutzer vergeben, der die Zeiterfassung
anlegt. Dieser Account besitzt alle Rechte und kann nicht gelöscht oder übertragen
werden. Die Administration der gesamten Arbeitszeiterfassung kann damit erledigt werden.
Sie können zum Beispiel neue Benutzer anlegen und Einstellungen der Zeiterfassung ändern.
'User' sind 'normale Benutzer' an welche keine anderen Rollen vergeben wurden.
Sie sind auf die wesentlichen Aktionen der
eigenen Arbeitszeiterfassung beschränkt. Sie können z.B. 'Einstempeln' oder
(je nach Benutzereinstellung) die eigenen Zeitdaten ändern.
'Benutzer-Manager': Verwaltet alle Benutzer. Ein Benutzer-Manager kann zum
Beispiel Benutzer-Accounts anlegen, ändern oder löschen. Außerdem vergibt er Berechtigungen
für die Benutzer.
'Stundenlisten-Manager': Verwaltet alle Stundenlisten bzw. Zeiteinträge. Er kann Zeiteinträge in den
Stundenlisten eines jeden Benutzers einfügen, löschen oder ändern. Außerdem kann der die
Zeitarten verwalten und die Zeiteinträge aller Benutzer exportieren verwalten.
'Projekt-Manager': Verwaltet alle Projekte.
Er kann Projekte anlegen und verwalten und Einsicht in die
Projektstatistik nehmen.
'Anwendungs-Manager': Verwaltet die globalen Einstellungen
der online Zeiterfassung. Er kann zum Beispiel die Zeitzone oder die Firmenadresse ändern.
Er darf auch Rechnungen einsehen.
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3.7 Eine neue Zeitart anlegen:
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Wenn Sie sich als 'Admin' oder 'Stundenlisten-Manager'
angemeldet haben, erscheint im Menü der Eintrag 'Zeitarten'.
Klicken Sie darauf und dann auf 'Neue Zeitart erzeugen':
Bezeichnung: Der Name welcher für alle Benutzer bei der Auswahl der Zeitart angezeigt wird.
Erfassungsart: Die Arbeitszeit kann stundenweise oder tageweise (z.B. Urlaub) erfasst werden.
Wählen Sie hier die gewüschte Erfassungsart aus.
Projektzeit: Wenn dieses Feld angehakt ist, dann kann die Zeitart Projekten
zugeordnet werden. Für die Zeitart 'Urlaub' ist es z.B. nicht sinnvoll eine Zuordnung
zu Projekten zu erlauben.
Vor Ort: Der Eintrag legt fest, ob die Tätigkeit vor Ort
ausgeführt wird. Zeiteinträge mit 'angehaktem' Vor Ort-Feld
werden in der Anwesenheitsliste als
vor Ort gelistet.
Aktiv: Wenn Sie bei der Zeitart aktiv 'ausschalten' steht diese
Zeitart für Zeiteinträge nicht mehr zur Auswahl.
Eine Änderung einer Zeitart betrifft prinzipielle auch alle Zeiteinträge,
welche diese Zeitart bereits verwenden. Es bietet sich also manchmal an,
statt einer Änderung einen neuen Eintrag zu erstellen und das 'aktiv'-Feld des
alten Eintrags 'auszuschalten'.
'Standard-Auswahl': Die ausgewählte Zeitart wird als 'Vorauswahl' bei der Auswahl
der Zeitart für alle Benutzer angezeigt.
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3.8 Eine neues Projekt anlegen:
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Wenn Sie sich als 'Admin' oder 'Projekt-Manager'
angemeldet haben, erscheint im Haupt- Menü der Eintrag 'Projekte'.
Klicken Sie darauf und dann auf 'Neues Projekt'.
Vergeben Sie einen Namen für das Projekt. Dieser Name wird dann bei der Auswahl des Projekts für
einen Zeiteintrag für alle Benutzer angezeigt.
Wenn Sie den 'Projektstatus' auf 'geschlossen' stellen, steht das
Projekt nicht mehr für eine Auswahl für Zeiteinträge zur Verfügung.
Sie können die Auswahl von Projekten komplett ausschalten,
wenn Sie diese nicht benötigen: Siehe Einstellungen.
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3.9 Einstellungen:
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Die Einstellungen können vom Admin oder einem Bentutzer mit der
zugewiesenen Rolle Anwendungs-Manager geändert werden.
In den Einstellungen können sie die grundlegenden
Eigenschaften der gesamten Arbeitszeiterfassung an ihre
individuellen Bedürfnisse anpassen.
Klicken Sie im Kopf einer beliebigen Seite auf 'Einstellungen'.
'Zeitzone':
Stellen Sie bitte hier Ihre Zeitzone ein. Sollte die angezeigte
Zeit der Zeiterfassung genau um eine oder mehrere Stunden
vor oder hinter Ihrer tatsächlichen Zeit liegen, dann ist
wahrscheinlich die Zeitzone nicht korrekt eingestellt.
Auch wenn nach Beginn oder Ende der Sommer- oder Winterzeit
die Uhrzeit nicht mehr korrekt ist, liegt das wahrscheinlich
an der Auswahl einer falschen Zeitzone.
'Stempeluhr-Toleranz ... +/- Minuten':
In diesem Feld können Sie festlegen, um wieviele Minuten
die An- und Abmeldezeit der Stempeluhr durch den Benutzer
per Eingabe korrigiert werden darf.
Das ist z.B. bei der Berücksichtigung von
Wegzeiten nützlich, oder wenn Sie Ihren Mitarbeitern das
'runden' auf 'gerade' Zeiten ermöglichen wollen.
Wenn sie in diesem Feld den Wert '0' eintragen ist beim
An- und Abmelden keine Zeit-Korrektur möglich und es wird
die exakte, tatsächliche Zeit (gerundet auf volle Minuten) verwendet.
'Überlappende Zeiteinträge verhindern':
Wenn dieses Feld nicht angehakt ist, können Zeiteinträge so
angelegt werden, dass sich Überschneidungen zwischen
den Einträgen ergeben. Wird das Feld angehakt, erscheint
beim Versuch einen solchen Zeiteintrag zu erstellen, eine
entsprechende Fehlermeldung.
'Kommentar zum Zeiteintrag anzeigen':
Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird bei jedem Arbeitszeiteintrag
ein zusätzliches Feld für die Eingabe eines Kommentars
zu dem Zeiteintrag angezeigt.
'Anwesenheitsliste anzeigen...':
Sie können einstellen, ob die Anwesenheitsliste nur für den Admin und
Stundenlisten-Manager angezeigt, für alle Benutzer angezeigt, oder
gar nicht angezeit werden soll.
'Projektansicht einblenden':
Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann jedem Arbeitszeiteintrag
ein Projekt zugeordnet werden. Solange diese Option nicht
'eingeschalten' ist, bleiben alle 'Projekt-bezogenen'
Anzeigenelemente ausgeblendet.
'Vergessenes Passwort per Email versenden':
Wir empfehlen das Versenden von vergessenen Passwörtern aus
Sicherheitsgründen nicht zu erlauben. Diese Option ist deshalb
auch standardmäßig deaktiviert. Benutzer sollten das
versendete Passwort gleich nach dem neuerlichen Anmelden ändern,
falls Sie diese Option verwenden.
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3.10 Export |
Der Menüpunkt 'Export' steht allen Benutzern zur Verfügung.
Export:
Wählen Sie eine Woche, ein Monat und ein Jahr aus, für das Sie Ihre Arbeitszeiten exportieren
wollen. Sie können statt einer einzelnen Woche oder eines einzelnen Monats auch den Eintrag
'Alle' auswählen, dann werden die Arbeitszeitdaten des gesamten Monats bzw. Jahres exportiert.
Zeiteinträge ohne Endzeit werden beim Export nicht berücksichtigt. 'Leere' Monate ohne
Zeiteinträge werden ausgelassen.
Export-Ansicht für Benutzer mit 'Admin'- oder 'Stundenlisten'-Rollen:
Es wird zusätzlich eine Liste aller aktiven
Benutzer angezeigt. Bitte wählen Sie all jene Benutzer aus der Liste aus, deren
Arbeitszeiten Sie exportieren wollen. Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig auswählen,
werden die Arbeitszeitdaten aller ausgewählten Benutzer in einem
ZIP-Archiv
zusammengefasst. Hier finden Sie
Informationen zu einem freien ZIP-Programm.
Export im Microsoft Excel-Format:
Je nach Auswahl wird ein einzelnes Excel-Sheet mit den Arbeitszeiten
für den ausgewählten Monat oder eine Excel-Mappe mit jeweils einem Sheet für jeden Monat
des Jahres und einem zusätzlichen Sheet für die Jahresarbeitszeit erstellt.
Wenn Sie nicht mit Microsoft Excel arbeiten
können oder wollen: Das exportierte Excel-Format
kann z.B. auch mit dem frei erhältlichen LibreOffice geöffnet,
bearbeitet und gegebenfalls auch in diverse andere Formate konvertiert werden. LibreOffice ist fast auf
allen Plattformen und Betriebssystemen lauffähig.
Export im PDF-Format:
Die exportierten Zeitdaten können mit dem
Acrobat Reader
geöffnet werden.
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