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Login

Melden Sie sich mit Ihrer Email Adresse und Ihrem Passwort an.

'Accountnamen merken': Wenn Sie dieses Kästchen anhaken, wird der Benutzername (Ihre Email Adresse) gespeichert. Bei der nächsten Anmeldung wird die Email Adresse dann automatisch ausgefüllt und Sie müssen nur mehr das Passwort eingeben. Optional können Sie natürlich die automatische Speicherung von Formularfeldern Ihres Browsers verwenden.

Besonderheiten beim ersten Login: Der Account des ersten Benutzers ist immer auch der 'Admin'-Account. Der 'Admin' ist ein privilegierter Benutzer, welcher für die Verwaltung und Wartung der gesamten Zeiterfassung verwendet werden kann (siehe: Die verschiedenen Benutzerrollen).

Die Anwesenheitsliste

Die 'Anwesenheitsliste' listet alle Benutzer der Zeiterfassung mit ihrem jeweiligen aktuellen Zeiteintrag auf und gibt Auskunft über deren aktuelle Anwesenheit. Wie ein Zeiteintrag in der Anwesenheitsliste angezeigt wird, hängt auch von der Art des Zeiteintrags ab (siehe Zeitart anlegen). Standardmäßig wird die Anwesenheitsliste nicht angezeigt. Die Anzeige kann in den Einstellungen ein- oder ausgeschalten werden.

Arbeitszeiterfassung mit der Stopuhr

Die Arbeitszeiterfassung mit der Stopuhr dient zum bequemen Erfassen der laufenden Arbeitszeiten und funktioniert wie eine 'klassische' Stempeluhr. Diese Art der Arbeitszeiterfassung steht allen Benutzern im Hauptmenü zur Verfügung.

Klicken Sie einfach auf 'Start' bzw. 'Stop' um einen Zeiteintrag zu beginnen oder zu beenden. Die Anwendung erfasst die Arbeitszeit in Minuten-Schritten. Arbeitszeiten über die Tagesgrenze hinweg sind möglich.

Je nachdem ob Sie die Option 'überlappende Zeiteinträge verhindern' in den Einstellungen aktiviert haben, wird für folgende Aktionen ein Hinweis für den Benutzer angezeigt: Starten und beenden eines Zeiteintrages innerhalb der selben Minute und wenn für die aktuelle Zeit bereits ein Eintrag existiert.

Wenn Sie in den Einstellungen beim Eintrag 'Stempeluhr-Toleranz' einen anderen Wert als '0' Minuten eingetragen haben, räumen Sie den Benutzern damit die Möglichkeit ein, die Start- und Stop-Zeiten innerhalb der eingestellten Minuten-Zeitspanne zu korrigieren.

Die Zeit für die Zeiterfassung wird vom Goodtime-Server unter Berücksichtigung Ihrer Zeitzone (siehe Einstellungen) bezogen. Die angezeigte Zeit wird im Browser nicht aktualisiert. Sie können eine Aktualisierung anstoßen, indem Sie im Kopfbereich der 'Stempeluhr' auf das 'Auffrischen'- Symbol klicken. Aber egal welche Zeit in Ihrem Browser gerade angezeigt wird - es wird stets die aktuelle Server-Zeit verwendet. Die Serverzeit wird per NTP synchronisiert - ist also sehr genau.

Arbeitszeiterfassung Stundenliste

Klicken Sie auf der Menüseite auf Stundenliste, um Arbeitszeiteinträge einzusehen oder zu ändern. Wenn Sie in der Rolle eines Admins oder Stundenlisten-Managers sind, wird beim Klicken auf Stundenlisten eine Auswahl von Benutzern angezeigt (Einschließlich des eigenen Benutzers). Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, indem Sie einfach auf den Benutzer klicken. Wenn Sie lediglich berechtigt sind, die eigenen Zeiteinträge zu bearbeiten, gelangen Sie direkt zu Ihren Zeiteinträgen.

Der Administrator kann also die Zeiteinträge aller Benutzer einsehen und editieren - einschließlich der eigenen Arbeitszeiten. Benutzer denen die Rolle 'Stundenlisten-Manager' zugeordnet wurde können das ebenfalls. 'Normale' Benutzer, deren Einstellung 'Benutzer darf eigene Zeiteinträge ändern' aktiviert ist, dürfen ihre eigenen Arbeitszeiteinträge hier ändern. Ist diese Option für einen Benutzer nicht aktiviert, darf dieser seine eigenen Arbeitszeitdaten in der Stundenliste einsehen aber nicht ändern.

In der Stundenliste blättern: Im Kopf der Seite können Sie die gewünschte Woche, das gewünschte Monat und das Jahr einstellen. Die Arbeitszeiten für die eingestellte Zeit werden unmittelbar nach der Auswahl angezeigt. Wenn Sie bei der Wochenauswahl 'Alle' auswählen, wird das gesamte eingestellte Monat angezeigt.

Neuen Zeiteintrag erstellen: Klicken sie auf 'Neuer Zeiteintrag', um einen Arbeitszeiteintrag hinzuzufügen. Neben dem Zeitraum könen Sie die Art des Eintrages (Arbeitszeit, Urlaub...) und bei Bedarf das Projekt für den Zeiteintrag einstellen. Felder, die für den jeweils gewählten Zeittyp nicht relevant sind, werden ausgeblendet. Zum Beispiel werden für Zeiteinträge welche Tageweise abgerechnet werden (siehe Zeitart anlegen) keine Felder für die Eingabe der Uhrzeiten angezeigt. Reicht der Eintrag über die Tagesgrenze hinweg, klicken Sie bitte auf 'Zeiteintrag geht über mehrere Tage'. Es werden dann zusätzliche Felder für einen mehrtägigen Zeiteintrag angezeigt. Mehrtägige Einträge werden so gespeichert, dass der angegebenen Zeitraum lückenlos abgedeckt wird.

Je nach Rollenzuteilung können Sie in der Stundenliste mit 'Benutzer wechseln' direkt zur Auswahl der Stundenliste eines anderen Benutzers wechseln.

Einen neuen Benutzer anlegen

Damit Arbeitszeiten für mehrere Benutzer erfasst werden können, müssen Sie diese zuerst anlegen: Wenn Sie der 'Admin' der Zeiterfassung sind oder eine 'Benutzer-Manager-Role' zugewiesen haben, erscheint im Haupt- Menü der Eintrag 'Benutzer'. Klicken Sie darauf und dann auf 'Neuen Benutzer anlegen':

Vergeben Sie eine gültige Email Adresse für den neuen Benutzer: Diese Email Adresse ist auch der Name für das Login.

Wenn Sie das Häkchen beim Feld 'aktiv' entfernen, dann kann sich der Benutzer nicht mehr einloggen. Für nicht-aktive Benutzer fallen keine Kosten an. Diese Vorgehensweise wird zum Beispiel für Benutzer empfohlen, welche die Firma verlassen.

Berechtigungen und Rollen: Mit dem Link 'Berechtigungen ändern' können Sie die Berechtigungen und Rollen eines Benutzers ändern: Wenn Sie 'Darf eigene Stundenliste ändern' anhaken, dann darf der Benutzer die eigenen Arbeitszeiteinträge in der Stundenliste editieren, löschen und neue Zeiteinträge hinzufügen. Ist diese Option nicht aktiviert, so kann der Benutzer seine Arbeitszeitdaten nur über die 'Stempeluhr' erstellen.

Unter 'Rollen' können Sie dem neuen Benutzer nach dem Anlegen wahlweise die Rollen User-Manager, Stundenlisten-Manager, Projekt-Manager oder Anwendungs-Manager zuweisen. Die Admin-Rolle ist fix vergeben und kann nicht geändert werden.

Die verschiedenen Benutzerrollen

Der 'Admin'-Account wird an den Benutzer vergeben, der die Zeiterfassung anlegt. Dieser Account besitzt alle Rechte und kann nicht gelöscht oder übertragen werden. Die Administration der gesamten Arbeitszeiterfassung kann damit erledigt werden. Sie können zum Beispiel neue Benutzer anlegen und Einstellungen der Zeiterfassung ändern.

'User' sind 'normale Benutzer' an welche keine anderen Rollen vergeben wurden. Sie sind auf die wesentlichen Aktionen der eigenen Arbeitszeiterfassung beschränkt. Sie können z.B. 'Einstempeln' oder (je nach Benutzereinstellung) die eigenen Zeitdaten ändern.

'Benutzer-Manager': Verwaltet alle Benutzer. Ein Benutzer-Manager kann zum Beispiel Benutzer-Accounts anlegen, ändern oder löschen. Außerdem vergibt er Berechtigungen für die Benutzer.

'Stundenlisten-Manager': Verwaltet alle Stundenlisten bzw. Zeiteinträge. Er kann Zeiteinträge in den Stundenlisten eines jeden Benutzers einfügen, löschen oder ändern. Außerdem kann der die Zeitarten verwalten und die Zeiteinträge aller Benutzer exportieren verwalten. Kennzahltypen können vom Stundenlisten-Manager verwaltet werden.

'Projekt-Manager': Verwaltet alle Projekte. Er kann Projekte anlegen und verwalten, Einsicht in die Projektstatistik nehmen und Projektdaten exportieren. Auch Kennzahltypen können vom Projekt-Manager verwaltet werden.

'Anwendungs-Manager': Verwaltet die globalen Einstellungen der online Zeiterfassung. Er kann zum Beispiel die Zeitzone oder die Firmenadresse ändern. Er darf auch Rechnungen einsehen.

Eine neue Zeitart anlegen

Wenn Sie sich als 'Admin' oder 'Stundenlisten-Manager' angemeldet haben, erscheint im Menü der Eintrag 'Zeitarten'. Klicken Sie darauf und dann auf 'Neue Zeitart erzeugen':

Bezeichnung: Der Name der Zeitart, der für alle Benutzer bei der Auswahl der Zeitart angezeigt wird.

Erfassungsart: Die Arbeitszeit kann stundenweise oder tageweise (z.B. Urlaub) erfasst werden. Wählen Sie hier die gewüschte Erfassungsart aus.

• addieren: Die Zeitart wird zur Gesamtzeit addiert, zum Beispiel normale Arbeitszeit oder bezahlten Urlaub.
• abziehen: Die Zeitart wird subtrahiert, zum Beispiel Zeitausgleich.
• ignorieren: Die Zeitart wird bei der Summenbildung nicht berücksichtigt, zum Beispiel für Pausen.

Projektzeit: Wenn dieses Feld angehakt ist, dann kann die Zeitart Projekten zugeordnet werden. Für die Zeitart 'Urlaub' ist es z.B. nicht sinnvoll eine Zuordnung zu Projekten zu erlauben.

Vor Ort: Der Eintrag legt fest, ob die Tätigkeit vor Ort ausgeführt wird. Zeiteinträge mit angehaktem vor-Ort-Feld werden in der Anwesenheitsliste als vor Ort angezeigt.

Status: Wenn Sie bei der Zeitart den Status 'geschlossen' wählen, dann steht diese Zeitart für neue Zeiteinträge nicht mehr zur Auswahl. Eine Änderung einer Zeitart betrifft auch alle bestehenden Zeiteinträge mit dieser Zeitart. Es bietet sich also manchmal an, statt einer Änderung eine neue Zeitart zu erstellen und das Status-Feld der alten Zeitart auf 'geschlossen' zu setzen.

'Standard-Auswahl': Die ausgewählte Zeitart wird als 'Vorauswahl' bei der Auswahl der Zeitart für alle Benutzer angezeigt.

Eine neues Projekt anlegen

Wenn Sie sich als 'Admin' oder 'Projekt-Manager' angemeldet haben, wird der Registerreiter 'Projekte' angezeigt. Klicken Sie darauf und dann auf den Link 'Neues Projekt'. Vergeben Sie einen Namen für das Projekt. Dieser Name wird dann auch bei der Projektauswahl für die Zeiterfassung angezeigt.

Unter 'Berechtigungen' können die Teilnehmer des Projektes ausgewählt werden. Die Voreinstellung 'Alle Benutzer sind Projektteilnehmer' macht alle aktiven Benutzer automatisch zu Projektmitgliedern. Selektieren Sie 'Projektteilnehmer einzeln auswählen...', um Benutzer einzeln für die Teilnahme an dem Projekt auszuwählen. Nur Projektteilnehmer können das Projekt Ihren Zeiteinträge zuordnen. So werden für einen Benutzer immer nur jene Projekte in der Projektauswahl angezeigt, die ihn tatsächlich betreffen.

Wenn Sie den 'Projektstatus' auf 'geschlossen' stellen, steht das Projekt für Zeiteinträge grundsätzlich nicht mehr zur Auswahl.

Sie können die Auswahl von Projekten bzw. die komplette Projektverwaltung auch ausschalten, wenn Sie diese nicht benötigen: Siehe Einstellungen.

Einstellungen:

Die Einstellungen können vom Admin oder einem Bentutzer mit der zugewiesenen Rolle Anwendungs-Manager geändert werden. In den Einstellungen können sie die grundlegenden Eigenschaften der gesamten Arbeitszeiterfassung an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Klicken Sie im Kopf einer beliebigen Seite auf 'Einstellungen'.

'Zeitzone':
Stellen Sie bitte hier Ihre Zeitzone ein. Sollte die angezeigte Zeit der Zeiterfassung genau um eine oder mehrere Stunden vor oder hinter Ihrer tatsächlichen Zeit liegen, dann ist wahrscheinlich die Zeitzone nicht korrekt eingestellt. Auch wenn nach Beginn oder Ende der Sommer- oder Winterzeit die Uhrzeit nicht mehr korrekt ist, liegt das wahrscheinlich an der Auswahl einer falschen Zeitzone.

'Stopuhr anzeigen':
Sie können die Anzeige der Stempeluhr unterdrücken. Die Zeiteinträge können dann von den Benutzern mit ihren Stundenlisten erzeugt und geändert werden. Bitte beachten Sie, dass die Benutzer dann die Berechtigung 'Darf eigene Stundenliste ändern' brauchen.

'Stempeluhr-Toleranz ... +/- Minuten':
In diesem Feld können Sie festlegen, um wieviele Minuten die An- und Abmeldezeit der Stempeluhr durch den Benutzer per Eingabe korrigiert werden darf. Das ist z.B. bei der Berücksichtigung von Wegzeiten nützlich, oder wenn Sie Ihren Mitarbeitern das 'runden' auf 'gerade' Zeiten ermöglichen wollen.
Wenn sie in diesem Feld den Wert '0' eintragen ist beim An- und Abmelden keine Zeit-Korrektur möglich und es wird die exakte, tatsächliche Zeit (gerundet auf volle Minuten) verwendet.

'Überlappende Zeiteinträge verhindern':
Wenn dieses Feld nicht angehakt ist, können Zeiteinträge so angelegt werden, dass sich Überschneidungen zwischen den Einträgen ergeben. Wird das Feld angehakt, erscheint beim Versuch einen solchen Zeiteintrag zu erstellen, eine entsprechende Fehlermeldung.

'Kommentar zum Zeiteintrag anzeigen':
Wenn dieses Feld aktiviert ist, wird bei jedem Arbeitszeiteintrag ein zusätzliches Feld für die Eingabe eines Kommentars zu dem Zeiteintrag angezeigt.

'Anwesenheitsliste anzeigen...':
Sie können einstellen, ob die Anwesenheitsliste nur für den Admin und Stundenlisten-Manager angezeigt, für alle Benutzer angezeigt, oder gar nicht angezeit werden soll.

'Projektansicht einblenden':
Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann jedem Arbeitszeiteintrag ein Projekt zugeordnet werden. Solange diese Option nicht 'eingeschalten' ist, bleiben alle 'Projekt-bezogenen' Anzeigenelemente ausgeblendet.

'Vergessenes Passwort per Email versenden':
Wir empfehlen das Versenden von vergessenen Passwörtern aus Sicherheitsgründen nicht zu erlauben. Diese Option ist deshalb auch standardmäßig deaktiviert. Benutzer sollten das versendete Passwort gleich nach dem neuerlichen Anmelden ändern, falls Sie diese Option verwenden.

Export der Arbeitszeiten

Der Menüpunkt 'Export Arbeitszeit' steht allen Benutzern zur Verfügung. Jeder Benutzer kann seine eigene Arbeitszeit exportieren. Administratoren und Stundenlistenmanager können beliebige Arbeitszeiten exportieren.

Export: Wählen Sie eine Woche, ein Monat und ein Jahr aus, für das Sie Ihre Arbeitszeiten exportieren wollen. Statt einer einzelnen Woche oder eines einzelnen Monats steht auch den Eintrag 'Alle' zur Verfügung: es werden dann die Arbeitszeitdaten des gesamten Monats bzw. Jahres exportiert. Zeiteinträge ohne Endzeit werden beim Export nicht berücksichtigt. 'Leere' Monate ohne Zeiteinträge werden ausgelassen.

Nach Projekten filtern: Mit der Projektauswahl mit dem Filtersymbol können Sie den Export auf ein bestimmtes Projekt einschränken. Es werden dann nur die Arbeitszeiten exportiert, welche dem zu dem ausgewählten Projekt gehören.

Export-Ansicht für Benutzer mit 'Admin'- oder 'Stundenlisten'-Rollen:
Es wird zusätzlich eine Liste aller aktiven Benutzer angezeigt. Bitte wählen Sie all jene Benutzer aus der Liste aus, deren Arbeitszeiten Sie exportieren wollen. Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig auswählen, werden die Arbeitszeitdaten aller ausgewählten Benutzer in einem ZIP-Archiv zusammengefasst. Hier finden Sie Informationen zu einem freien ZIP-Programm.

Export im Microsoft Excel-Format: Je nach Auswahl wird ein einzelnes Excel-Sheet mit den Arbeitszeiten für den ausgewählten Monat oder eine Excel-Mappe mit jeweils einem Sheet für jeden Monat des Jahres und einem zusätzlichen Sheet für die Jahresarbeitszeit erstellt. Wenn Sie nicht mit Microsoft Excel arbeiten können oder wollen: Das exportierte Excel-Format kann z.B. auch mit dem frei erhältlichen LibreOffice geöffnet, bearbeitet und gegebenfalls auch in diverse andere Formate konvertiert werden. LibreOffice ist fast auf allen Plattformen und Betriebssystemen lauffähig.

Export im PDF-Format: Die exportierten Zeitdaten können mit dem Acrobat Reader geöffnet werden.